clase: informática
INTRODUCCIÓN
Suponga que va a realizar una búsqueda
en una hoja de cálculo con 2.000 filas de datos sobre infinidad de productos de
proveedores de todo el mundo. Desea buscar todos los productos de un
determinado proveedor, pero están dispersos por la hoja de cálculo y no dispone
de mucho tiempo. Bien, entonces ha llegado el momento de aprender a filtrar en
Excel.
Los filtros seleccionan los datos que
necesita y ocultan el resto, por lo que sólo ve lo que desea ver y para ello
sólo es necesario un clic. ¿Por qué leer filas y filas de datos para localizar
la información que busca cuando Excel es capaz de encontrarla rápidamente?
Los filtros no cambian los datos de
ninguna forma. En cuanto quite el filtro, volverán a aparecer todos los datos
exactamente como estaban antes.
Para obtener más información sobre
este curso, consulte la introducción situada en el centro de esta página o bien
la tabla de contenido de la columna izquierda. Una vez haya terminado de leer
esta página, haga clic en Siguiente
para empezar la primera lección.
LOS PORMENORES DEL
AUTOFLITRO
Utilice Autofiltro para ver sólo lo
que desea ver como, por ejemplo, el nombre de un producto entre muchos.
¿Listo para aplicar un filtro?
Determine primero qué es lo que desea ver. Suponga que tiene una hoja de
cálculo de registros de ventas que contiene el vendedor, el producto y la
región de cada venta. ¿Desea centrarse en las ventas de un vendedor, las ventas
en una región o las ventas de un producto? Usted elige.
Puede utilizar filtros para muchos
propósitos diferentes: ver los productos mejor o peor vendidos, identificar a
los empleados que se han tomado más o menos días de vacaciones o buscar a los
alumnos con las notas más altas o más bajas. También puede crear sus propios
filtros. ¿Desea buscar dos elementos a la vez, los números incluidos dentro de
un intervalo especificado o los números superiores o inferiores a una
determinada cantidad? Excel puede hacer todo eso por usted.
LA
CLARIDAD ES IMPORTANTE
Las hojas de cálculo claras y
ordenadas son fáciles de filtrar.
Títulos de columna que describen el
contenido de las columnas.
Una columna de sólo números.
Una columna de sólo texto.
Será muy fácil filtrar los datos de
esta hoja de cálculo: son claros y ordenados. Si los datos de la hoja de
cálculo no están ordenados, es conveniente organizarlos antes de filtrarlos.
Tenga en cuenta estas directrices cuando prepare los datos de una hoja de
cálculo para filtrarlos:
Utilice títulos
La fila superior de cada columna debe contener un título que describa el
contenido de la columna, como "Nombre de producto" o "Nombre de
empleado".
No mezcle datos
Los datos de cada columna deben ser todos del mismo tipo. No mezcle texto con
números o números de una columna con fechas.
No interrumpa los
datos
Los datos no deben interrumpirse con filas o columnas en blanco, aunque puede
dejar celdas en blanco.
Mantenga los datos
separados
Los datos que desee filtrar deben estar en su propia hoja de cálculo. Si eso no
es posible, debe separarlos de otros datos mediante una fila o una columna en
blanco.
PRIMERO
PREPARESE PARA FILTRAR
Haga clic en una celda con los datos
que desea filtrar. En el menú Datos,
elija Filtro y, a continuación, haga clic enAutofiltro.
Aparecerán flechas de Autofiltro a la derecha de cada título de columna.
Comando Autofiltro mostrado como seleccionado mediante
una marca de verificación. Flechas de Autofiltro en la hoja de
cálculo.
Haga clic en una celda con los datos
que desea filtrar. En el menú Datos,
elijaFiltro y, a
continuación, haga clic en Autofiltro.
Aparecerán flechas de Autofiltro 
a
la derecha de cada título de columna.
a
la derecha de cada título de columna.
¡Eso es! Ya está preparado para
filtrar los datos.
AHORA
APLIQUE UN FILTRO
Haga clic en la flecha de Autofiltro
de la columna Proveedor para ver una lista de nombres por
orden alfabético en esa columna. En la lista, haga clic en Specialty Biscuits, Ltd. para ocultar todos los datos salvo los
de Specialty Biscuits.
Después de filtrar la columna Proveedor, verá en la columna Nombre de producto sólo los productos distribuidos por
Specialty Biscuits.
Suponga que una hoja de datos contiene
muchos productos alimentarios distintos, distribuidos por 28 proveedores diferentes.
Imagine que sólo desea ver los productos suministrados por Specialty Biscuits,
Ltd.
Ha activado Autofiltro y han aparecido
las flechas de Autofiltro. Excel está preparado para que seleccione los datos
que desea ver.
Para ver sólo los productos de este
proveedor, debe filtrar por proveedor, por lo que hace clic en la flecha de
Autofiltro de la columna Proveedor.
Al hacer clic en una flecha de
Autofiltro, aparece una lista. La lista contiene todos los elementos de la
columna, en orden alfabético o numérico, por lo que puede buscar rápidamente el
elemento que desea. En este caso, puede desplazarse aSpecialty Biscuits,
Ltd. y hacer clic en él.
Al hacer clic en Specialty Biscuits, Ltd., Excel
oculta todas las filas de la hoja de cálculo salvo las que contienen ese texto
en esta columna.
Puede ver los productos suministrados
por Specialty Biscuits en la columnaNombre de producto. Como las filas
de los demás proveedores están ocultas, los productos de los demás proveedores
también están ocultos. En la imagen puede ver los cuatro productos
suministrados por Specialty Biscuits.
APLICAR
VARIOS FILTROS
Haga clic en Pastas de té de chocolate para aplicar otro filtro y ver los
datos de ese único producto.
Cree otro filtro haciendo clic en la
flecha de Autofiltro en la columna Ciudad y haciendo clic después en Boston.
En la columna Cantidad verá todos los pedidos de venta de ese
producto en Boston a lo largo del tiempo.
Después de filtrar una columna, si
desea centrarse en información aún más específica, puede filtrar otra columna y
luego otra, y así sucesivamente. Puede hacer clic en la flecha situada junto al
título de una columna para aplicar un filtro.
Después de filtrar por proveedor, por
ejemplo, puede hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Nombre de producto y filtrar esa columna para ver sólo
uno de los cuatro productos suministrados por Specialty Biscuits. En la imagen,
puede ver la columna Nombre de
producto con su lista
Autofiltro.
Después de filtrar por producto, puede
filtrar por ubicación si lo desea, haciendo clic en la flecha de Autofiltro de
la columna Ciudad y haciendo clic luego enBoston.
A continuación, verá en la columna Cantidad todos los pedidos de venta de pastas
en Boston durante este trimestre.
Nota
Puede filtrar las columnas en el orden que elija. Los filtros se aplican
progresivamente, por orden de aplicación. Cada filtro restringe los datos para
los que se aplica el filtro siguiente.
USE
DIEZ MEJORES PARA BUSCAR EL MEJOR O EL PEOR
Haga clic en la flecha de Autofiltro
situada junto a la columna y, después, haga clic en (Diez mejores…).
Filtre los elementos o porcentajes
superiores e inferiores mediante el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores.
Seleccione Superiores o Inferiores. Seleccione un número del 1 al 500. Seleccione Elementos o Porcentaje.
Otro filtro versátil es Diez mejores.
Puede usar este filtro en columnas de números o fechas.
El filtro Diez mejores es un chollo:
hace más de lo que su nombre indica. Con el filtro Diez mejores puede buscar
los mejores elementos o los peores elementos (los números o
fechas mayores o menores). Y a pesar de su nombre, no busca únicamente los 10
mejores elementos o los 10 peores. Puede elegir el número de elementos que
desea ver: sólo 1 o tantos como 500.
El filtro Diez mejores puede filtrar
también por porcentaje del total de filas de una columna. Si una columna
contiene 100 números y desea ver los 15 números mayores, puede seleccionar el
15 por ciento. ¿La mitad inferior? El 50 por ciento.
Puede utilizar el filtro Diez mejores
para buscar los productos con el precio mayor o menor, para identificar
empleados con las fechas de contratación más recientes o para ver las mejores o
las peores notas de los alumnos.
Para utilizar el filtro Diez mejores
en una columna de datos, haga clic en la flecha de Autofiltro. Verá (Diez mejores…) cerca del principio de la lista que
aparece. Al hacer clic en la lista, se abre el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores.
En este cuadro de diálogo, seleccione Superiores o Inferiores.
A continuación, seleccione un número. Por último, elija Elementos o Porcentaje.
Lo probará en la sesión práctica al final de la lección.
CREE
SUS PROPIOS FILTROS PERSONALIZADOS
Haga clic en la flecha de Autofiltro
situada junto a la columna y, después, haga clic en (Personalizar…).
Cree un filtro personalizado mediante
el cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado.
Cuando aplica un filtro seleccionando
una opción de la lista situada junto a una flecha de Autofiltro, oculta todos
los datos salvo los que ha elegido. Si desea ver varios datos seleccionados en
una columna, puede crear filtros personalizados.
Puede utilizar también un Autofiltro
personalizado para buscar elementos no disponibles en la lista situada junto a
la flecha de Autofiltro, como:
·
Valores incluidos en un intervalo, como todos
los números incluidos entre dos números específicos.
·
Valores no incluidos en un intervalo, como
todas las fechas anteriores o posteriores a un par de fechas específicas.
·
Valores iguales o distintos a otro valor.
·
Texto específico que forma parte de otro
texto.
·
Y otros muchos elementos, que verá en la
Tarjeta de referencia rápida al final del curso.
Para crear un filtro personalizado,
haga clic en una flecha de Autofiltro y después en (Personalizar…) para abrir el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
Aprenderá a utilizar el cuadro de
diálogo en la sesión práctica al final de la lección, en la que creará cuatro
filtros personalizados diferentes.
SABER
SI LOS DATOS ESTAN FILTRADOS
Los resultados del filtro aparecen en
la barra de estado. Modo Filtrar aparece en la barra de estado. Los números de filas muestran que
algunas de ellas están ocultas y los números de las filas visibles cambian de
color.
La flecha de Autofiltro de la columna
filtrada cambia de color.
Los filtros ocultan los datos. Eso es
para lo que sirven. Pero si no sabe que se han filtrado los datos, tal vez se
pregunte por qué no aparecen. (Puede que haya abierto una hoja de cálculo filtrada
de otra persona, o incluso puede haber olvidado que usted mismo filtró los
datos.) Por ese motivo, Excel le indica, de varias formas, cuándo una hoja de
cálculo contiene filtros.
Barra de estado
Inmediatamente después de filtrar los datos, verá los resultados del filtro en
la esquina inferior izquierda de la barra de estado: "Se encontraron 126
de 2155 registros" o algo similar. Al cabo de un rato, desaparecerán los
números y en su lugar se mostrará Modo
Filtrar en la barra de
estado.
Números de filas
Puede saber que algunas filas están ocultas por los números de fila
discontinuos y porque los números de las filas visibles cambian de color para
indicar que las filas están filtradas.
Color de la flecha
La flecha de Autofiltro de cada columna filtrada cambia de color para indicar
que la columna está filtrada.
QUITAR
FILTROS
Para quitar un filtro de una columna,
haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, a
continuación, haga clic en (Todas). Para quitar todos los filtros a la vez,
en el menú Datos, elija Filtro y, después, haga clic en Mostrar todo. Para quitar las flechas de Autofiltro
de las columnas, en el menú Datos,
elija Filtro y, después, haga clic en Autofiltro.
El modo de quitar un filtro depende de
cuántos filtros haya aplicado y de cuántos desee quitar.
Una columna
Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro
situada junto a la columna y, a continuación, haga clic en (Todas). Se mostrarán los datos
que quedaron ocultos por ese filtro.
Todas las columnas
Para quitar todos los filtros a la vez, elija Filtro en el menú Datos y, después, haga clic en Mostrar todo. Se mostrarán
todos los datos ocultos, pero el Autofiltro permanecerá activado.
Autofiltro
Para desactivar el Autofiltro, elija Filtro en el menú Datos y, a continuación, haga clic en Autofiltro.
Recuerde que los filtros no cambian
los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro, volverán a aparecer
todos los datos exactamente como estaban antes.
Nota
En este curso se explica cómo se utilizan las flechas de Autofiltro que se
insertan mediante el comando Autofiltro del menú Datos. Otra forma de usar
Autofiltro es utilizar el comando Lista,
una nueva característica de Microsoft Office Excel 2003.
PRACTICA
Las instrucciones de la práctica se
incluyen en otra ventana junto a Excel.
¿Tiene
problemas con la práctica?
|
A continuación, se adentrará en las
profundidades del filtrado llevándolo a la práctica en Excel.
Sesión de prácticas
Si hace clic en Práctica de Excel, se
descargará en el equipo una hoja de cálculo de prácticas que se abrirá en
Excel, y al lado en otra ventana aparecerán instrucciones para la práctica (ver
la imagen). Nota
Excel 2003 debe estar instalado en el equipo.
Sugerencias
·
Si las instrucciones de la práctica no están
visibles, o si desaparecen al hacer clic en Excel, haga clic en el botón de la
barra de tareas Ayuda de Excel y después en el botón Mosaico automático en la esquina superior izquierda de
las instrucciones.
·
Si las instrucciones de la práctica ocultan
Excel, haga clic en el botón Mosaico
automático en la esquina
superior izquierda de las instrucciones.
Antes de empezar
Asegúrese de cerrar Excel si ya se
está ejecutando.
Iniciar la práctica
A continuación, haga clic en el botón Práctica de Excel.
Tamaño de la
descarga: 351 KB (<2
min. @ 56 Kbps)
Realice la
siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus
respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.
Sabe que los
datos de la hoja de cálculo están filtrados porque aparece:
Autofiltro en la
barra de estado.
Modo Filtrar en la barra
de estado.
Filtro aplicado en la
barra de título.
¿Cómo se
quita un solo filtro cuando se han aplicado varios filtros?
Haga clic en la
flecha de Autofiltro de una columna y después en (Todas).
En el menú Datos,
seleccione Filtro y, a continuación, haga clic en Mostrar todo.
Vio en la
práctica cómo utilizar las condiciones "Y" y "O" en un
Autofiltro personalizado. Para ver la población de la provincia de Córdoba y de
la provincia de Toledo, debería utilizar la condición "Y".
Verdadero
Falso
Como vio en
la práctica, para crear un filtro personalizado que muestre valores mayores o
iguales que 24 y menores o iguales que 56, se utiliza la condición
"O".
Verdadero
Según lo que
aprendió en la práctica, para crear un filtro personalizado que muestre los
precios mayores que 62,5 o menores que 36,8, debería utilizar una condición
"O".
Verdadero
Falso
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